I. INTRODUCCIÓN

Dentro de nuestro interés de proteger la información personal obtenida a través de los mecanismos de atención a la ciudadanía dispuestos por la entidad, hemos adoptado la presente política de tratamiento de datos personales de acuerdo con lo establecido en la ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Esta política de seguridad y protección de datos personales es de carácter pública y está a disposición del público en nuestro sitio web: https://www.gobernaciondelmagdalena.gov.co. En ella identificamos los elementos esenciales que contempla la legislación colombiana para la Protección de Datos Personales. La Gobernación del Magdalena garantiza la protección de los derechos fundamentales y constitucionales de todas las personas y en especial aquellos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, la imagen y el buen nombre; por lo que todas nuestras actuaciones se regirán por los principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia. Los datos administrados o tratados por la Gobernación del Magdalena son de naturaleza pública, debido a que su tratamiento se realiza por mandato legal y en cumplimiento a una función pública reglada. Se entiende por información personal aquella suministrada por el Usuario para el registro, la cual incluye datos como nombre, identificación, edad, género, dirección, correo electrónico y teléfono, entre otras. El Usuario reconoce que el reporte de información personal lo realiza de manera voluntaria, y/o ante requerimientos específicos de la Gobernación de Magdalena para realizar un trámite, acceder a un servicio, a los mecanismos interactivos o para presentar una queja o reclamo.

II. OBJETO

La presente política de tratamiento de la información y datos personales contenida en el presente documento se aplicará a todas las bases de datos o archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por la Gobernación Del Magdalena, entidad del orden departamental, con anatomía administrativa y financiera, en adelante Gobernación. La política de confidencialidad que se adopta en materia de protección de datos personales hace parte integral de las condiciones de uso de los sitios WEB de la entidad..

III. MARCO LEGAL

• Constitución Política, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008
• Ley estatutaria 1581 de 2012
• Ley estatutaria 1712 de 2014
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013
• Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional

IV. ALCANCE.

Esta política de tratamiento de los datos personales y sensibles suministrados aplica a todos los funcionarios, contratistas, destinatarios o personas externas que tengan acceso a los datos personales de los ciudadanos. Igualmente, aplica a todas las bases de datos y archivos de información personal que se encuentren en poder de Gobernación del Magdalena, y que haya sido contemplado por la Ley 1581 de 2012.

V. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

El responsable del tratamiento de los datos personales y sensibles es la Gobernación Del Magdalena, es la entidad encargada de la promoción del desarrollo Socio-Económico, Cultural y Ambiental de su territorio, con el fin de satisfacer las necesidades básicas de la comunidad Magdalenenses, identificado con el NIT. 800103920-6, podría ser contactado de la siguiente manera:

Domicilio: Carrera 1 No.16-15 Palacio Tayrona – Santa Marta.
Ventanilla única de radicación y atención al público: Carrera 1 No.16-15 Palacio Tayrona.
Horario de ventanilla de radicación: Lunes a viernes de 8:00 A.M. a 12:00 M y de 2:00 P.M. a 6:00 P.M. (Días hábiles).
Teléfono conmutador: (605)4210239
Fax: (605) 4210239
Sitio Web: www.gobernaciondelmagdalena.gov.co

VI. OBJETIVO GENERAL.

Establecer una política institucional de seguridad de uso y privacidad de la información personal que recauda o custodia la Gobernación de Magdalena y, de la infraestructura tecnológica que la resguarda, El objetivo general es establecer los lineamientos para garantizar el adecuado cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 en materia de protección de datos personales.

VII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Con el propósito de cumplir con el principio de seguridad de la información que conforma los registros individuales constitutivos de los bancos de datos, se atenderán los lineamientos dados en la política de seguridad de la información, cuyo responsable es la oficina de tecnología de la información de la Gobernación del Magdalena.

VIII. CONTROL.

La oficina de control interno de la Gobernación del Magdalena será la encargada de velar por el cumplimiento de las políticas de protección de datos personales adoptadas.

IX. DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO.

El Gobernación Del Magdalena realizará el tratamiento de los datos personales y sensibles, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008, Ley 1712 de 2014, y el Decreto 1377 de 2013, en concordancia con las Leyes 1437 y 1448 de 2011, y teniendo en cuenta los siguientes conceptos:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Datos abiertos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, y que permite su identificación. Por ejemplo, su documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional.
DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: “Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.
Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
Dato Público: Es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
Datos Sensibles: Datos personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.
Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.
Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.
Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

X. PRINCIPIO GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, la Gobernación del Magdalena aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
Principio de finalidad: el tratamiento de datos personales que realice la Gobernación del Magdalena o al que tuviere acceso, obedecerá a una finalidad legítima, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, cuando la ley lo disponga. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve su consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, la Gobernación del Magdalena garantizará al Titular su derecho de obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites legales y constitucionales; en consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las autorizadas por la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por la Gobernación del Magdalena se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que en la Gobernación del Magdalena administren, manejen, actualicen o tengan acceso a información de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar su reserva, por lo que se comprometen a ello de manera estrictamente confidencial, y a no revelar a terceros la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

XI. CONDICIONES DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

El usuario, visitante, ciudadano y toda persona que proporciona sus datos personales a la Entidad por cualquier medio, acepta que el ingreso y suministro de su información personal lo hace voluntariamente y ante la necesidad de presentar requerimientos específicos a la Gobernación del Magdalena para realizar un trámite, presentar una queja o reclamo, acceder a los mecanismos de interacción que ofrecen los sitios y/o aplicativos webs, o para ingresar a las instalaciones de la misma. Lo que significa que la entidad podrá recoger tales datos personales.
Los datos personales que recolecta, almacena, usa, circula o suprime la Entidad en sus bases de datos los utiliza única y exclusivamente para el desarrollo de sus funciones legales, y no serán cedidos a terceros sin conocimiento del titular de la información.

XII. DERECHO DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y solicitar rectificación de sus datos personales ante la Gobernación de Magdalena, en su condición de responsable de tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada por la Gobernación de Magdalena.
3. Ser informado por la Gobernación de Magdalena respecto del uso que le dé a sus datos personales.
4. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 ante los organismos de control y vigilancia, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Gobernación.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, tal como lo establece el Artículo 9° – Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato del Decreto 1377 de junio 27 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
7. Acceder por solicitud verbal o escrita, en forma gratuita, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

XIII. DEBERES DE LA GOBERNACIÓN DEL MAGDALENA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

La Gobernación del Magdalena reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas, y que, como consecuencia, solo ellas pueden decidir sobre los mismos; por lo tanto, utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. En el tratamiento y protección de datos personales la Gobernación tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

1. 1. Garantizar al titular, en todo tie

mpo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

1. 1. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
   2. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
   3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
   4. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
   5. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
   6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
   7. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
   8. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
   9. Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
   10. Informar a las autoridades competentes, cuando se presenten violaciones a los códigos de segur

idad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

1. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
2. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
3. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizando el tratamiento de sus datos.
4. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
5. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

XIV. VIGENCIA Y CONSERVACIÓN DE LAS BASES DE DATOS.

La vigencia y conservación de las bases de datos de la Gobernación del Magdalena será por un término indefinido, sin perjuicio de lo establecido en las disposiciones legales que regulen la materia./p>

XV. AUTORIZACIÓN.

Cada vez que un usuario acceda a los Sitios y/o aplicativos webs de la Gobernación del Magdalena, tal acceso se considerará como una aceptación tácita de esta política, por medio de la cual autoriza a la Gobernación del Magdalena para que lleve a cabo el tratamiento de los datos personales registrados al momento de realizar un trámite, presentar una queja o reclamo y acceder a los mecanismos de interacción que ofrece la Gobernación para prestar un servicio a la ciudadanía, en desarrollo de sus funciones legales.

XVI. DERECHO DE ACCESO A LOS DATOS.

La Gobernación del Magdalena garantiza el derecho de acceso a los datos personales, una vez se haya verificado la identidad del titular, su causahabiente y/o representante, poniendo a disposición de éste, los respectivos datos personales. Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electrónicos y/o presenciales sencillos y con disponibilidad permanente, los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos personales, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorización para el tratamiento de datos personales.

XVII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

La Gobernación del Magdalena ha adoptado medidas de seguridad de protección de los datos personales legalmente requeridos, instalando las medidas técnicas y organizacionales necesarias para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos facilitados. La entidad podrá utilizar cookies durante la prestación de servicios en su sitio web.

XVIII. NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

Por regla general, se encuentra proscrito el Tratamiento de datos personales y sensibles de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, caso en el cual, deberá cumplirse además con los siguientes requisitos:

1. 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Al respecto, resulta pertinente señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 21 de la Ley 1712 de 2014, Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones, las reservas legales y restricciones de acceso a la información no son aplicables en casos de violación de derechos humanos o delitos de lesa humanidad, sin perjuicio de que se protejan los derechos de las víctimas de tales violaciones; como por ejemplo, adoptando las medidas necesarias para resguardar el derecho a la intimidad de las víctimas de violencia sexual y, en especial, de las niñas, niños y adolescentes víctimas de los grupos armados al margen de la ley, y demás gestiones para no provocar más daños innecesarios a la víctima, los testigos u otras personas, ni crear un peligro para su seguridad (artículo 58 de la Ley 1592 de 2012).

XIX. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

El titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato mediante los canales dispuestos para tal fin (Numeral II del presente documento), los cuales se encuentran a cargo de la Oficina de tecnología de la información de la Gobernación del Magdalena Todos los servidores y contratistas que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes dependencias, están obligados a dar traslado al funcionario encargado al interior de Oficina de tecnología de la información de la Gobernación del Magdalena, de todas las peticiones, quejas o reclamos que se reciban por parte de los Titulares de Datos Personales o Sensibles en los tiempos establecidos por la ley, así como de su respectiva respuesta.

XX. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN E DATOS PERSONALES.

La Gobernación del Magdalena podrá modificar esta Política de privacidad y Tratamiento de Datos Personales, a su libre discrecionalidad y en cualquier momento. Todos los cambios y/o modificaciones que se lleven a cabo, entrarán en vigencia una vez sean publicados en el sitio web de la Gobernación del Magdalena. Es responsabilidad del usuario revisar periódicamente la Política de privacidad y Tratamiento de la información de sus datos Personales de la Gobernación del Magdalena, para estar informado de las modificaciones que se realicen a la misma.