104-4 Área Funcional De Sistemas De Información

Extracto de la primera página:

Estos documentos respaldan las respuestas a solicitudes de opinión, apreciación o juicio, que sirven como elemento de información o criterio de orientación sobre cuestiones técnicas relacionadas con los objetivos y funciones de la entidad. Poseen valor secundario y sirven como fuente primaria para la historia. Se conservan 2 años en el Archivo de Gestión y 8 años en el Archivo Central. Después de terminado el tiempo de retención, se conservan permanentemente y se transfiere al archivo histórico.

PROCEDIMIENTO Documentos que evidencian las solicitudes en el reconicimiento de un derecho, al igual que, requerir información, consultar, realizar una queja, denuncias o reclamos, presentados a la Entidad por cualquier ciudadano, conforme a la Constitución y la Ley 1755 de 2015. Se conservan 2 años en Archivo de Gestión y posteriormente 8 años en Archivo Central. Cumplido el Tiempo de Retención se selecciona una muestra aleatoria del 5% anual para su conservación permanente en su soporte original.

Estos documentos permiten establecer los mecanismos de control y planes de contingencia como garantía para la preservación, oportunidad integral y confiabilidad de la información. Se conservan 2 años en Archivo de Gestión y 8 años en Archivo Central. El tiempo de retención documental cuenta a partir del ultimo estudio que conforme el expediente. Al cumplir el tiempo de retención se digitalizan para conservación permanente de ambos soportes. La digitalización se realizara de acuerdo a los lineamientos establecidos en la memoria descriptiva de las tablas de retención documental.