Secretaría General - Gobernación del Magdalena

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Secretaría General Del Departamento Del Magdalena

Dirección / ubicación : Carrera 1ª C No. 16-15, Palacio Tayrona 3er PISO
Teléfono: 605 4381144 ext. 108
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Formular e implementar las políticas en materia de conservación de recursos físicos y tecnológicos y de administración del personal, sistema de información, mantenimiento y de servicios generales para la Administración Central Departamental.
Dirigir, coordinar y controlar las actividades desarrolladas en las Áreas de servicios generales, adquisición y suministros de bienes e insumos, manejo de almacén, archivo central, correspondencia, regulación de los contratistas de aseo, seguridad, y mantenimiento del Palacio Departamental y del Sistema de Informática y Tecnología.
Fijar las políticas en materia de servicios generales y adoptar los planes y programas adecuados para garantizar el apoyo administrativo a todas las dependencias de la Administración Central Departamental.
Elaborar los estudios de necesidades y conveniencias técnicas para la contratación de los servicios generales requeridos para el mantenimiento de la planta física, adquisición y suministros de insumos, elementos y equipos, bienes muebles e inmuebles, mantenimiento de las instalaciones y equipos, transporte, servicios generales de mensajería, correspondencia, aseo, cafetería y vigilancia.
Dirigir y controlar los procesos de adquisición de servicios administrativos, capacitaciones, soporte técnico, adquisición y suministro de elementos y equipos, mantenimiento de instalaciones, equipos y bienes muebles e inmuebles de la Administración Central Departamental, transporte, servicios de mensajería, aseo, cafetería, vigilancia y dotación de las diferentes dependencias de la Administración Central Departamental, siguiendo las directrices fijadas por el superior inmediato.
Emitir las normas internas que garanticen el manejo, utilización y control de los recursos físicos y el talento humano que labora en la Administración Central Departamental.
Diseñar e implementar un sistema de administración documental que garantice la conservación, uso y protección del acervo documental que forma parte del Archivo de la Administración Central Departamental.
Definir los lineamientos y procedimientos básicos para el soporte informático y la recepción, manejo de la correspondencia y seguridad documental en la Administración Central Departamental.

Responder por el suministro oportuno de los bienes muebles, equipos y papelería que requieren las diferentes dependencias para su normal funcionamiento.
Dirigir, coordinar, controlar y administrar el sistema de Gestión Documental de la Administración Central, para el flujo de la correspondencia, información y actos administrativos de la entidad territorial.
Diseñar y dirigir la elaboración del Plan de Compras y mantenimiento de la Administración Central Departamental, de acuerdo con las necesidades de adquisición y suministros de bienes devolutivos y de consumo y velar por el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
Dirigir, coordinar, controlar y evaluar la prestación de los servicios de mantenimiento, vigilancia, aseo, cafetería, transporte, sistemas de información, correspondencia, mensajería, fotocopiado y archivo documental de la Administración Departamental.
Implementar, dirigir y controlar los servicios de atención al público, recepción, correspondencia, archivo, conservación, distribución y expedición de documentos, información y demás trámites de la Gobernación.
Dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos periféricos de las distintas dependencias y el Archivo Central, y los procedimientos para el flujo de la correspondencia de la entidad.
Autenticar los actos administrativos que son emanados del Ente Departamental.
Adelantar las investigaciones y procedimientos legales necesarios en los procesos de reclamación de los bienes y enseres de la Administración Central Departamental.
Producir los actos administrativos para dar de baja los elementos devolutivos inservibles, de acuerdo con las normas reglamentarias vigentes.
Asesorar a las distintas dependencias para la creación de una cultura de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de trabajo.
Organizar y dirigir el diseño, implementación y mantenimiento de las diversas aplicaciones tecnológicas relacionadas con la comunicación y sistematización de las diferentes dependencias.

Velar para que la información que se procese para las diferentes dependencias esté dirigidas a obtener resultados propuestos y atender sugerencias que permitan desarrollar el sistema de cómputo teniendo en cuenta las necesidades potenciales de la Administración Central Departamental.
Fijar las políticas para el mantenimiento, reparación, reposición de equipos y bienes muebles de la Administración Departamental.
Controlar y administrar los inventarios de equipos y elementos de oficina, suministros, vehículos y demás bienes muebles e inmuebles de propiedad del ente departamental.
Coordinar y dirigir la actualización de los inventarios de bienes muebles e inmuebles y la organización del Almacén.
Fijar las políticas y procedimientos para el manejo de inventarios, custodia, conservación y protección del acervo documental de la entidad.
Llevar control y presentar informes sobre los procesos desarrollados en el ejercicio de su profesión y su gestión en la dependencia, al Gobernador, Asamblea, entes de control, instancia o autoridad correspondiente, cuando se le requiera, en los términos y fechas establecidas a fin de facilitar el acceso a la información relacionada.
Contribuir con el diseño e implementación de un sistema de gestión de calidad, aplicarla como herramienta de gestión sistemática y transparente, dirigir y evaluar el desempeño en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios, enfocados en la optimización, celeridad de los procesos y en las expectativas de los usuarios que se benefician en la Administración Central Departamental.
Desempeñar las demás funciones que, en el marco de su objetivo, se deriven de los planes, programas y proyectos a cargo de la dependencia y todas aquellas que le sean asignadas por ley, reglamento o por la autoridad competente de acuerdo con la naturaleza del cargo, área del desempeño, profesión del titular del cargo y necesidades del servicio para el logro de la misión institucional.