102-1 Área Funcional De Protocolo

Extracto de la primera página:

Registros de Eventos Comunicaciòn oficial Solicitud de decretos de protocolo y medallas Decretos de protocolo Registro fotográfico Registro fílmico SOPORTE Archivo de Gestión Archivo Central Papel Electrónico DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO Documentos de carácter informativo emitidos por el Despacho para información de los funcionarios. Se conserva 1 año en el Archivo de Gestión y 4 años en el Archivo Central. El tiempo de retención cuenta a partir de la fecha de la ultima circular que se incluya en el expediente. Una vez terminado el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminan. La eliminación se realizara de acuerdo con los lineamientos establecidod en la memoria descriptiva de las Tablas de Retención Documental.

Documentos que reflejan el cumplimiento de las funciones asignadas a la dependencia en un periodo establecido en la entidad o por solicitud de alguna dependencia. Se conservan 2 años en el Archivo de Gestión y 8 años en el Archivo Central. El tiempo de retención cuenta a partir de la fecha del ultimo informe que se incluya en el expediente. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para la conservación permanente de ambos soportes por su valor histórico y como testimonio de la gestión de la entidad. La digitalización se realizará de acuerdo con los lineamientos establecidos en la memoria descriptiva de las tablas de retención documental. Estos documentos conservan información frente a los eventos de protocolo en los que se hace partícipe el Departamento y que se registran a través de medios televisivos. Se conservan 2 años en Archivo de Gestión y 8 años en Archivo Central. Cumplido el tiempo de retención documental, se selecciona una muestra del 5% de la producciòn anual, utilizando el metodo aleatorio simple.