¿Qué es Control Interno?

La definición de Control Interno lo establece la Ley 87 de 1993 que reglamenta la materia, y según su articulado, tenemos:

Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando

El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.

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OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten;

b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;

c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;

d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;

e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.

g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.

h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO. 

Son características del control interno las siguientes:

a. El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad.

b. Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización.

c. En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad.

d. La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo.

e. Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros.

ELEMENTOS PARA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. 

Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno:

a. Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios.

b. Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos.

c. Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.

d. Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

e. Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.

f. Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones.

g. Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno.

h. Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades.

i. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control.

j. Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.

k. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad.

l. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

CREACIÓN DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO

La Oficina de Control Interno es una dependencia que hace parte de la estructura formal de cada organismo o entidad, dentro del nivel directivo, con funciones específicas de asesoría y evaluación de los controles establecidos en cada entidad. Así mismo, en el marco del MECI es un componente de control del Subsistema de Control a la Evaluación al ejercer la evaluación independiente.

Tal como se señaló anteriormente, la Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias contemplan la creación de Oficinas de Control Interno, para lo cual paralelamente se crearía el cargo específico de Jefe de Oficina con el grado correspondiente en el respectivo nivel.

De otra parte, la citada Ley en su artículo 7º expresa que las entidades públicas podrán contratar con empresas privadas colombianas, de reconocida capacidad y experiencia, el servicio de la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorías internas.

El ejercicio y diseño de métodos y procedimientos de Control Interno en las entidades es independiente de la existencia de la Oficinas de Control Interno, al punto de que si en una entidad del Estado se diera la situación de que no existiese la oficina en mención, tal evento no exonera a la Alta Dirección de la responsabilidad de tener un Sistema de Control Interno, ya que el ejercicio del Control Interno implica la formulación de objetivos y metas, mientras que las Oficinas de Control Interno ejercen la verificación de que los objetivos y las metas se han cumplido para los fines previstos en la Ley 87 de 1993.

CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

El Control Interno de Gestión es un proceso que lleva a cabo la Alta Dirección de una organización y que debe estar diseñado para dar una seguridad razonable, en relación con el logro de los objetivos previamente establecidos en los siguientes aspectos básicos:

Efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa.

CONTROL INTERNO CONTABLE

El Control Interno Contable es un proceso que está bajo la responsabilidad del Ordenador del Gasto, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas Financiera y Contable, el cual se lleva a cabo con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de Control y Verificación de las actividades propias del proceso contable, que sean capaces de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedí mentales establecidas en el Plan General de la Contabilidad Pública (PGCP).

Manual de Control Interno.